Minder administratieve rompslomp in de zorg? Het kan!

Zo’n 40 procent van de tijd in de zorg gaat op aan administratieve rompslomp. En dat getal stijgt! Dat komt door het complexe speelveld van stakeholders met verschillende belangen. Hoe richt je zorgmanagement zo in dat je die lasten drastisch vermindert? "Werk vanuit één overkoepelend systeem waarin al die belangen voor al die partijen in gevat worden", zegt Arjen Maris.

Arjen werkt binnen de HAN bij de opleiding Bedrijfskunde en bij het lectoraat Data & Knowledge Engineering. In zijn promotie-onderzoek kijkt hij hoe je een multisysteemlandschap voor zorgadministratie laat aansluiten op de dynamische zorgpraktijk, zodat de administratieve werkdruk voor zorgprofessionals een heel stuk vermindert.

Die administratie is een meerkoppig monster. “Dat komt omdat zorgprofessionals alles wat ze doen moeten verantwoorden in allerlei trage systemen die niet op elkaar zijn afgestemd. Dat kost ze liefst 40 tot 60 procent van hun tijd. Daar gaat er veel mis. Op hoger niveau wordt bepaald wat geregistreerd moet worden, en in welke systemen. Het zorgmanagement zit zodoende in een complex speelveld van stakeholders met tegenstrijdige belangen. Denk maar aan de kwaliteitsinspectie, de zorgverzekeraar en de overheid.”

Het gevolg is dat het administratiesysteem ‘een draak’ is geworden. “Vroeger had je veel meer overzicht. Neem de GGZ. Een psychiater verantwoordde zich voor de zorg die binnen de muren aan de cliënt was geleverd. Nu wordt de cliënt zoveel mogelijk in de maatschappij behandeld. Daardoor hebben allerlei verschillende partijen er iets over te zeggen: van politie tot gemeente tot psychiater. Dit leidt tot allemaal verschillende registraties in allemaal verschillende systemen: een multisysteemlandschap.”

De onderzoeksvraag van Arjen’s promotie-onderzoek luidt: ‘Met welk Enterprise Architecture (EA) framework kan een multisysteemlandschap gemanaged worden binnen organisaties met een netwerk governance structuur om administratieve lasten te beperken?’

Dat is een hoop terminologie. “Eenvoudig gezegd gaat het erom hoe je met één overkoepelend systeem (een EA framework) cliënteninformatie uit de zorg op een duidelijke en vooral makkelijkere manier structureert voor verschillende partijen met verschillende belangen (network governance)”, legt Arjen uit. 

En hoe zit dat dan met die verschillende belangen? “Alle partijen vinden natuurlijk dat de zorg uiteindelijk draait om de cliënt. Maar de overheid denkt daarbij aan publiek belang, de inspectie aan de kwaliteit en de verzekering aan het geld. Dit speelveld is continu in beweging, en daarvoor is goede samenwerking essentieel.

Het komende jaar doet Arjen onderzoek bij organisaties als Defensie en de Belastingdienst. Daar hebben ze al ervaring met EA frameworks binnen een network governance-structuur. “Het doel is daarbij te onderzoeken welke architectuur je binnen welke omgeving het beste kunt gebruiken.” Na dit jaar start Arjen een actiefase op binnen de zorg, met 3 projecten binnen 3 verschillende zorgorganisaties. “Daarbij ga ik me echt richten op vraagstukken uit de praktijk die daar op dat moment leven.”

Als voorbeeld noemt Arjen een zorginstelling die worstelt met informatiemanagement. “Stel dat ze daar zeggen: ‘jongens, we moeten overstappen op een ander soort elektronisch patiëntendossier’. Wat is dan de impact op de werkomgeving? Welke acties worden opgezet? Ik kijk graag mee hoe een organisatie dat aanvliegt. Hebben ze een draaiboek? Of is het: ‘Help!?’. Ik ben er om aan te schuiven, de organisatie in beweging te brengen en ook echt te helpen. Voor mij eindigt een project pas als het gewenste resultaat is behaald. Dat kan een nieuw geïmplementeerd systeem zijn of de duidelijkheid die een organisatie nodig heeft, zodat ze weten wat ze de komende jaren moeten doen.”

Alle artikelen die Arjen zal schrijven, bundelt hij. Wat is het uiteindelijke doel? “Ik ben tevreden als ik het voor elkaar krijg zorgorganisaties bewuster te maken dat systemen zó kunnen worden ingericht dat ze doeltreffend en simpel zijn voor de dagelijkse praktijk. De grote administratieve last komt onder andere door de inrichting van die systemen. Daar is gereedschap en knowhow bij nodig. Als ik bij zorginstellingen voor die gereedschapskist kan zorgen, ben ik een tevreden man.”

Annet de Lange, voorzitter van de promotiecommissie: “Administratieve lasten in de zorg zijn een groot probleem, zeker binnen de dynamische context waarin zorgorganisaties werken. Het onderzoek van Arjen kan daar op een positieve manier aan bijdragen. Hij heeft zijn deelstudies goed en zelfsturend opgezet. Met zijn actieonderzoek kunnen zorgorganisaties overzicht krijgen, maatwerk verrichten en administratieve lastenverlichting ervaren. Vroeger ging het wat dit onderwerp betreft vooral over symptoombestrijding. We hopen dat Arjen stuit op duurzame oplossingen voor de lange termijn.”

Promotor: Jos van Hillegersberg
Co-promotoren: Stijn Hoppenbrouwers en Pascal Ravesteijn
Financier: HAN promotiebeurs