"Wij zijn van de zorg, niet van de administratie"

Dat moet dus anders, vindt Henny van Gaalen, hoofddocent en senior onderzoeker. Want hoewel het behandel- en zorgplan een belangrijk onderdeel van deze administratie is - uit onderzoek blijkt dat zorgprofessionals voor 70% de nut en de noodzaak inzien van wat ze registreren - lukt het maar niet om dit werk te integreren in de dagelijkse zorgpraktijk. Dat terwijl één van de rollen waarvoor verpleegkundigen worden opgeleid die van organisator voor zorgtaken is, niet voor administratietaken.

Tijdens haar promotie-onderzoek bekijkt Henny het organiserend vermogen van verpleegkundigen in de langdurige zorg in relatie tot administratieve lasten. “Van daaruit probeer ik het verder te brengen naar andere betrokken partijen binnen de zorgorganisatie. Denk daarbij aan leidinggevenden, behandelaren en beleidsmedewerkers. Zij hebben allemaal invloed op de administratie die een organisatie moet opleveren.”

Henny weet dat er nu allerlei partijen steeds weer nieuwe administratie op het bordje van verpleegkundigen wegleggen. Er is alleen niemand die dit een halt toeroept. “Het zit niet in het bloed van verpleegkundigen om aan de rem te trekken. Ze voelen zich vaak machteloos en dat werkt frustrerend. We moeten oppassen dat ze vanwege de grote administratieve last het vak verlaten.” Ze denkt terug: “Voormalig HAN-lector Erik de Vries zei ooit treffend over de manier waarop verpleegkundigen naar hun vak kijken: ‘We zijn van de zorg, niet van de administratie’.”

Via participatief actieonderzoek probeert Henny een deel van de administratie-uren om te zetten naar zorguren. Dat betekent on-the-job zoeken naar het organiserend vermogen van verpleegkundigen. “Ik ga met verpleegkundigen als medeonderzoekers aan de slag. Zij kennen de zorgpraktijk als geen ander. Door ze mee te laten beslissen, ontstaat draagvlak en weten we zeker dat we er iets aan hebben. We passen ideeën over hoe het beter kan tijdens dit onderzoek gelijk toe in de praktijk, waardoor we veranderen terwijl we bezig zijn. We reflecteren direct. Zo raken steeds meer mensen betrokken. Hopelijk zorgt dit voor een olievlek.”

Aan vooruitblikken brandt ze haar vingers niet, want het is maar net wat bij de verpleegkundigen past. Henny hoopt dat het lukt om administratieve uren te beheersen en mogelijk om te zetten naar zorguren. “Wellicht met een methode om tot minder administratie te komen, met daaraan gekoppeld indicatoren op een dashboard, zodat verpleegkundigen het gevoel terugkrijgen dat ze er zelf de baas over zijn.” 

Het is belangrijk dat verpleegkundigen mede bepalen hoeveel uur ze aan administratie besteden zonder dat dit ten koste gaat van hun werkgeluk. “Wat mij betreft is het straks bijna een onderhandeling. Wat kost het als we een administratieve last erbij nemen en mogen we iets anders inleveren wat minder van belang is?"

Henny wil uiteindelijk een methodiek opleveren. “Ik hoop dat we de methodiek straks ook buiten de zorg kunnen gebruiken. Ook de politie heeft bijvoorbeeld veel te maken met administratieve lasten.”

“Misschien blijkt wel dat het een veranderende werkelijkheid is. Dat veel administratie gewoon bij het werk van verpleegkundigen in de langdurige zorg hoort. Dan moeten we ons afvragen wat voor taken dat zijn en hoeveel tijd ze kosten. We moeten controleren of we een eerlijk beeld van de administratieve taken geven en daar in onze opleidingen meer aandacht aan besteden. De verwachtingen managen dus, en extra tijd inruimen voor deze klus.” Dat er iets móet gebeuren, staat vast. “Door de vergrijzing wordt de administratieve druk nu alleen maar groter.”

De promotiecommissie is zeer te spreken over de kwaliteiten van Henny van Gaalen. Ze heeft haar sporen in tal van functies binnen de zorg verdiend, bijvoorbeeld als hoofddocent professionele communicatieve vaardigheden, veranderkunde en onderzoek, als coördinator van de minor Slim plannen en organiseren in de zorg (SPOZ) en als senior onderzoeker bij het project Helpende Hand. Ook is ze goed ingebed in het Lectoraat Logistiek en Allianties. “Het voorstel is waardevol en theoretisch goed uitgewerkt. Henny beschrijft relevante deelstudies en die theoretisch goed onderbouwd met reeds bewezen methodieken zijn,” vertelt voorzitter van de promotiecommissie Annet de Lange. 

“Zowel het interactieniveau van de zorgprofessional als het team en de organisatie wordt hiermee verder onderzocht. De wetenschappelijke bijdrage zit in het verder ontwikkelen van de beroepsopvatting van de zorgprofessional. Wat voor administratie hoort erbij en wat kan verlicht worden? In de praktijk vermindert het de werkdruk en ook voor de opleiding logistiek kunnen de inzichten relevant zijn,” vindt de promotiecommissie.

Promotor: Patrick Jeurisse (Radboud Universiteit)
Dagelijks begeleider: Nienke Hofstra 
Co-promotor: Dennis Moeke
Financier: HAN University of Applied Sciences