Prijswinnend afstudeerproject zette verbeterde samenwerking tussen PHD-kandidaten en supervisors in gang

Maartje van Spijker is projectmanager bij Sensire, een grote zorgorganisatie in de Achterhoek. Daarnaast heeft Maartje een eigen bedrijf in leiderschapstraining en organisatieontwikkeling. In 2024 rondde ze de deeltijdopleiding Learning & Development aan de HAN af. Met haar afstudeerproject ontving ze de eerste prijs.

Maartje deed haar afstudeerproject in opdracht van adviesbureau Meerkat. Dit bureau ontwikkelde een programma voor de faculteit Lucht- en Ruimtevaarttechniek van de TU Delft. Het programma is erop gericht om communicatie en samenwerking tussen PhD-kandidaten en hun supervisors te verbeteren. Maartje: “Bij deze universiteit waren de afgelopen jaren allerlei signalen binnengekomen over gebrek aan sociale veiligheid, machtsmisbruik en slechte communicatie. Dit speelde met name tussen PhD-kandidaten en hun begeleidende supervisors.”

Een enorme focus op inhoud, een hoge druk om te publiceren, culturele verschillen, moeizame communicatie en weinig sociale veiligheid. Deze problemen spelen niet alleen op de universiteit in Delft, maar ook bij andere universiteiten en wetenschappelijke instellingen. Maartje: “De gesprekken tussen PhD-kandidaten en supervisors gaan voornamelijk over de inhoud en niet zozeer over een goede samenwerking. In het programma reiken wij handvatten aan om ook een ander gesprek met elkaar te voeren. Hoe geef je elkaar feedback? Hoeveel sturing of vrijheid geef je? Wat heb je van elkaar nodig om de samenwerking effectief te laten zijn?”

Aan het programma deden zowel PhD-kandidaten als supervisors mee. Zij gingen beiden aan de slag met dezelfde interventies en oefeningen. Om een veilige basis te bieden deden ze dat eerst als twee aparte groepen. Aan het eind van het programma werden deze groepen gemixt en gingen PhD-kandidaten en supervisors samen aan de slag. “Zo kwam er een heel ander gesprek op gang.”

Een focuspunt van het project was de transfer van het programma. “Ik wilde ervoor zorgen dat de nieuwe kennis en vaardigheden leidden tot een blijvende gedragsverandering. Het moest niet alleen een leerinterventie zijn, maar er moest daadwerkelijk iets op de werkvloer gebeuren.” Hiervoor gebruikte Maartje de 12 hefbomen van transfereffectiviteit van Ina Weinbauer-Heidel.

In het programma wordt gewerkt met Birkman, een gevalideerd en wetenschappelijk onderbouwd persoonlijkheidsanalyse-instrument. Het resulterende rapport beschrijft onder andere het gedrag dat iemand van nature vertoont, wat iemand nodig heeft van hun omgeving en welk gedrag iemand vertoont onder stress. Dit geeft deelnemers een ‘common language’ om het over meer te hebben dan alleen de inhoud van het project. “De deelnemers oefenden veel met dit soort gesprekken. We gingen hierbij onder andere in op hoe je leert zeggen wat je nodig hebt.”

Het was voor Maartje, die normaal met leidinggevenden en managers werkt, best wennen om een training aan wetenschappers te geven. “Het zijn hele andere types. Ik ben gewend dat wanneer ik een vraag stel, iedereen over elkaar heen buitelt om antwoord te geven. Hier stelde ik een vraag en ging iedereen nadenken. Ze gaven uiteindelijk een heel doordacht antwoord, met veel mitsen en maren en nuance. Dit was als trainer ook echt een leerschool.”

Het motiveerde Maartje om haar adviezen zo concreet mogelijk te maken. “Ik vond het belangrijk dat mijn adviezen heel concreet en gedetailleerd waren. Wetenschappers zijn drukbezette mensen die hun focus niet hebben op samenwerking en communicatie. Dus ik was op zoek naar een laagdrempelige manier om dingen aan te reiken die makkelijk te implementeren zijn.”

Maartje ontwikkelde 4 overkoepelende adviezen om de effectiviteit van de training te vergroten: 1) Zorg voor betrokkenheid van het management. Steun van het management speelt een grote rol in het creëren van psychologische veiligheid en vergroot de kans op transfer. 2) Zorg voor transferplanning. Laat deelnemers daadwerkelijk inplannen om het geleerde in praktijk te brengen. Maak daar afspraken over en ga hier ook over in gesprek met elkaar. 3) Zorg dat er in het programma veel ruimte is voor demonstraties en oefenen. 4) Richt de evaluatie van het programma zo in dat deze zelf al aanzet tot transfer. Bijvoorbeeld door in je evaluatie uit te vragen hoe de deelnemer de leidinggevende wil betrekken in zijn plannen. Elk advies werd aangereikt met een concreet stappenplan en uitgewerkte voorbeelden.

Het enthousiasme van de deelnemers om met haar adviezen en het programma aan de slag te gaan verraste Maartje. “Ik hoorde PhD-kandidaten zeggen: ik zie mijn supervisor nu veel meer als mens. En ook supervisors gaven aan: Het programma en het Birkmanrapport geeft taal en houvast om lastige dingen te bespreken, bijvoorbeeld het geven en ontvangen van feedback.”

Inmiddels is de verbeterde versie van het programma zo’n succes dat alle medewerkers van de faculteit er verplicht aan mee doen. Elke nieuwe PhD-kandidaat neemt deel aan het programma. Ook is de opdrachtgever met andere faculteiten in gesprek om ook daar een programma vorm te geven. “Ik ben er trots op dat mijn adviezen zo goed ontvangen en opgevolgd zijn. Ik vind het tof dat er nu iets concreets en tastbaars ligt, dat je op heel veel plekken kan inzetten. Met relatief weinig kosten en inspanning.”

Maartje heeft tot slot een advies voor andere afstudeerders: “Doe het echt samen met de mensen voor wie je het doet. En maak het concreet, zodat het meteen praktisch bruikbaar is. Mensen zitten niet te wachten op het zoveelste rapport met allerlei hoog-over adviezen. Je helpt je opdrachtgever door iets aan te bieden waar ze makkelijk mee aan de gang kunnen. Bied het kort, bondig en concreet aan.”