Slimmer werken met minder middelen, daarvoor hoef je geen whizzkid te zijn

Op maandag 7 april 2025 vond in het Huis der Provinciën in Arnhem het evenement ‘Slimmer beslissen met beperkte middelen’ plaats. “Datagedreven werken is voor logistieke bedrijven relevanter dan ooit,” stelt dagvoorzitter Roger van Hoesel van stichting Logistics Valley in zijn welkomstwoord. Hij wijst op de noodzaak om efficiënter te werken, kosten te verlagen en te verduurzamen. “Maar misschien wel het grootste voordeel van digitalisering: je trekt er jong talent mee aan. Jonge mensen willen veel liever werken bij een bedrijf dat iets met AI doet dan waar alles nog op de traditionele manier gebeurt.”

Mkb-bedrijven ervaren een barrière om logistieke beslissingen door systemen in plaats van mensen te laten nemen, constateert bedrijfsadviseur Arjen Eisink van Logistiek Digitaal. Hij toont foto’s van magazijnen waar nog volop met pen en papier wordt gewerkt, en van planningsafdelingen waar planners met drie telefoons tegelijk druk in de weer zijn. “Ben je eenmaal gewend om op deze manier te werken, dan ga je dat niet zomaar veranderen, dat is heel menselijk” zegt Eisink.

Pas als de sense of urgency groot genoeg is, komen bedrijven in actie. Maar dan is het misschien te laat. Daarom is het volgens hem belangrijk om medewerkers digitaal vaardig en intrinsiek gemotiveerd te krijgen om binnen hun organisatie met nieuwe technologie aan de slag te gaan.

Artificial Intelligence (AI) kan een fantastische trigger zijn om als mkb-bedrijf een stap vooruit te zetten. “Het is betaalbaar en je hoeft helemaal geen whizzkid te zijn om het te kunnen gebruiken,” stelt AI-expert Rob Braun. Zijn tip is wel om klein te beginnen met AI, bij administratieve handelingen die veel tijd kosten en waar ongestructureerde data in het spel zijn. “Anders voegt AI niks toe.” Als voorbeeld noemt hij een door hem ontwikkelde AI-toepassing die automatisch agenda-afspraken in Outlook inplant, onder andere door betrokkenen per mail om hun beschikbaarheid te vragen.

“Bedrijven zijn vaak gefocust op het efficiënter maken van hun primaire proces, maar de grootste kansen van AI liggen in de periferie. Bij de saaie, soms wat suffige klusjes waar niemand zich ooit van heeft afgevraagd of ze niet efficiënter kunnen.”

Een voorbeeld van zo’n proces, is de orderverwerking, stelt Finn Loots van IT-bedrijf Chain Fill. “Tijdens mijn studie heb ik bij een logistiek bedrijf gewerkt en voerde ik de binnenkomende orders in,” vertelt hij. “Deze kwamen op allerlei manieren binnen en het was een enorm gedoe om die allemaal goed in het TMS te krijgen. Aan het einde van de dag stond je stijf van de RSI. Ik dacht toen al: dat kan vast slimmer.”

Toen hij na zijn studie Chain Fill oprichtte, besloot hij samen met z’n compagnon een op AI-gebaseerde order entry-tool te ontwikkelen. Deze kan automatisch mailtjes uitlezen en omzetten naar foutloze orders. “Deze tool wordt momenteel bij diverse transportbedrijven gebruikt”, vertelt hij trots. “Ik hoorde laatst van een klant dat die er iedere dag wel anderhalf uur aan tijd mee uitspaarde. Van RSI naar ROI, zeg ik wel eens gekscherend.”

Het onderwerp AI maakt veel los in Arnhem. Gaat het onze banen overnemen? Hebben we straks bijvoorbeeld nog transportplanners nodig? Er zal altijd een ‘human in the loop’ nodig zijn, denkt mkb-adviseur Eisink, maar het werk zal zeker veranderen. “Bij één van mijn klanten gaat de planner binnenkort met pensioen. We zijn nu aan het kijken hoe we de kennis in zijn hoofd naar een AI-agent kunnen overhevelen, zodat zijn ervaring straks niet verloren gaat. Er zal nog steeds een opvolger nodig zijn, maar die hoeft niets iedere dag opnieuw diezelfde puzzel te leggen, zoals de oude planner deed.”

In het middagdeel komen er mensen uit de praktijk aan het woord die vertellen over de impact van digitalisering op hun bedrijf. De eerste is Samir Rharouadi, CIO bij logistiek dienstverlener Rotra. Dit bedrijf besloot vijf jaar geleden om zijn trucks en warehouses te verkopen en zich puur op zee- en luchtvrachtexpeditie te richten. In plaats van een bedrijf met fysieke middelen werd het volledig digitaal en sloeg het een nieuwe koers in.

“Vanaf dat moment hebben we ons bij alles wat we deden afgevraagd: wat hebben klanten hier aan? Transport over zee of door de lucht was voor hen altijd een blackbox waarbij ze nooit precies wisten wanneer een vracht zou arriveren. Wij hebben dit transparant gemaakt en klanten grip op hun transportproces gegeven. In plaats van dat we een container van A naar B laten transporteren, zit onze meerwaarde nu ook in de efficiencywinst die we voor klanten realiseren.”

Zijn verhaal laat zien dat digitaliseren niet per se om hippe software of AI hoeft te draaien. “Kwaliteit van data en eenvoud in processen, daar zit onze kracht,” zegt Rharouadi. “Maar vergis je niet: iets eenvoudig maken voor de klant is vaak juist het moeilijkst. Het meeste werk zat in het bouwen van API’s die externe systemen met die van klanten koppelen. Elk bedrijf is anders, met eigen wensen. De kunst is om iets te maken dat voor iedereen werkt, zonder het complex te maken.”

Roza van Sas – Andriesen, supply chain manager bij QSTA Food Logistics, laat zien dat je met digitalisering hele nieuwe markten kunt aanboren. “Als onderdeel van Bieze Food Group vervullen we een logistieke spilfunctie tussen enerzijds productie- en handelsbedrijven en anderzijds de retail. Vijf jaar geleden deden we nog alleen voor onze eigen bedrijven binnen Bieze, nu hebben we al 75 opdrachtgevers van daarbuiten. We willen de bol.com van de foodindustrie worden.”

De succesformule van QSTA zit ‘m volgens haar in het voortdurend aanscherpen van de klantprestatie. Een goed voorbeeld is de ontwikkeling van een op AI gebaseerde forecasttool, waarmee het slimmere voorraadbeslissingen kan en het voor klanten de derving al met 45% heeft doen dalen. “Dit was een wat groter project, maar ook op kleinere schaal zijn er voortdurend initiatieven, vaak vanuit de medewerkers zelf,” vertelt ze. “Zo zijn we ooit begonnen met Google Glass-brillen voor orderpickers en een drone om automatisch de voorraad te tellen.”

Haar tips voor de mensen in de zaal: stimuleer mensen in je bedrijf om te innoveren, durf out-of-the-box te denken en bezoek regelmatig een beurs of evenement. “Denk op een beurs bij alles wat je hoort en ziet: hoe zouden wij dit in ons bedrijf kunnen gebruiken? En ga het dan gewoon eens proberen.” De bezoekers in de zaal zijn het roerend met haar eens. Ook zij hebben deze dag weer volop kennis en inspiratie opgedaan. Met een hoofd vol nieuwe ideeën verlaten ze het Huis der Provinciën, op weg naar een nieuwe stap in hun digitaliseringsproces.  

‘Slimmer beslissen met beperkte middelen’, werd georganiseerd door Kansen met Data in samenwerking met de provincie Gelderland en Logistics Valley. Kansen met Data is een samenwerking tussen Hogeschool Windesheim en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN), met als doel om mkb-bedrijven in Oost-Nederland te ondersteunen bij het benutten van de kracht van data.