Virtueel verbonden - werken op afstand

Telewerken (werken op een andere locatie dan waar het bedrijf zich bevindt door middel van communicatietechnologieën) werd al langer gezien als een toekomstige manier van werken en kan een positieve bijdrage leveren aan duurzame mobiliteit.

Uit verschillende onderzoeken naar de beleving van thuiswerken tijdens de Corona-crisis is echter gebleken dat het MKB gedurende deze thuiswerkperiode uitdagingen ervaren op het gebied van interne communicatie. Voorbeelden hiervan zijn onderlinge communicatie tussen medewerkers, leidinggeven op afstand en het behouden van onderlinge verbondenheid binnen de organisatie. Wetenschappelijke studies laten zien dat een goede interne communicatiestrategie belangrijk is om telewerken succesvol te kunnen implementeren. Er is echter nog te weinig inzicht in welke interne communicatiestrategieën effectief kunnen zijn voor het MKB en hoe ze deze kunnen implementeren. De ervaring met de implementatie van thuiswerken tijdens de Corona-crisis door het MKB biedt kansen om antwoorden te krijgen op deze vragen.

In dit project willen wij ‘interne communicatie toolkits voor thuiswerken’ ontwikkelen voor het MKB. Deze toolkits zullen gebaseerd worden op literatuurstudie en de ervaring van midden-en kleinbedrijven tijdens de Corona-crisis. Door middel van een survey, interviews en experimenten met verschillende soorten organisaties in het MKB beogen wij best practices te identificeren en te analyseren.

RESULTATEN

Er zijn drie onderzoekslijnen in dit project:

1. Literatuurstudie naar telewerken om een overzicht te krijgen van de laatste inzichten over effectieve interne communicatiestrategieën voor telewerken.
2. Survey naar interne communicatietevredenheid van medewerkers van het MKB die ervaring hebben met thuiswerken.
3. Analyse van best practices van interne communicatiestrategieën die zijn geïmplementeerd door MKB-ondernemingen. 

De resultaten van dit project zullen met het MKB gedeeld worden via verschillende regionale en nationale platforms die hen ondersteuning bieden om thuiswerken te stimuleren.

Uit verschillende survey’s naar de beleving van thuiswerken tijdens de Corona-crisis is gebleken dat het MKB gedurende deze thuiswerkperiode uitdagingen ervaren op het gebied van interne communicatie, zoals onderlinge communicatie tussen medewerkers, leidinggeven op afstand en het behouden van  onderlinge verbondenheid binnen de organisatie. Deze studies laten zien dat thuiswerken niet alleen gaat om het beschikbaar maken van technologische faciliteiten, maar er ook aandacht besteedt moet worden aan de structuur en kwaliteit van de interactieve processen tussen stakeholders binnen de organisatie. Volgens wetenschappelijke literatuur op het gebied van telewerken speelt interne communicatie een belangrijke rol  in het succes van thuiswerken. De eerste studies naar virtual office laten zien dat effectief communiceren nog belangrijker is in de context van telewerken dan in een traditionele setting[i]. Om telewerken succesvol te kunnen implementeren moeten organisaties vertrouwen creëren onder medewerkers. Hiervoor is communicatie van essentieel belang. Een goede inbedding van thuiswerken in de organisatie vereist nieuwe managementprincipes en nieuwe manieren van communiceren.

Er is al veel onderzoek gedaan naar de beleving van thuiswerken tijdens de Covid-19 pandemie. Er zijn echter nog weinig studies die specifiek kijken naar de communicatie-aspecten. De beschikbare communicatieve adviezen voor thuiswerken  zijn tot nu toe met name generieke adviezen die geen rekening houden met type organisaties en soorten activiteiten. Er is nog te weinig inzicht in welke interne communicatiestrategieën effectief  zijn voor het MKB en hoe ze deze kan implementeren. De ervaring die in het MKB is opgedaan  na de invoering van het thuiswerken tijdens de Corona-crisis  biedt kansen om antwoord te krijgen op deze vragen. Er zijn veel voorbeelden van bedrijven (best practices) die thuiswerken succesvol hebben ingericht tijdens deze pandemie. Er is echter nog nauwelijks onderzoek naar deze best practices en hoe deze gedeeld en toegepast kunnen worden in het MKB.

In dit project willen wij onderzoeken welke interne communicatiestrategieën effectief kunnen zijn voor organisaties in het MKB om thuiswerken te kunnen faciliteren en te  implementeren. Als output willen wij interne communicatie toolkits voor thuiswerken ontwikkelen die bestaan uit infographics, podcasts en kennisclips met daarbij een praktische handleiding voor verschillende elementen van interne communicatie (leiderschap, onderlinge communicatie, betrokkenheid en verbondenheid).  De resultaten zullen MKB-professionals (leidinggevenden, communicatieprofessionals en HR-professionals) helpen thuiswerken beter te implementeren in hun organisatie.

 

Voor de coronacrisis bleek slechts 11% van de ondervraagden minimaal 1 dag per week structureel thuis te werken, terwijl dat op het moment van afname van de vragenlijst maar liefst 80% is; waarvan de meesten 3 dagen per week thuiswerken (17.2%). Op de vraag waar men het meest thuis werkt blijkt dat kantoor in huis (39.3%) en woonkamer (30.8%) de twee belangrijkste werkplekken te zijn van thuiswerkers.

Hieronder volgen de specifieke resultaten voor de onderzochte communicatie-aspecten. Voor de item relatie met leidinggevende zijn geen significante resultaten te melden.

Communicatieklimaat

In algemene zin blijkt dat hoe meer werknemers een organisatie heeft, des te minder hun waardering is voor het communicatieklimaat (p = <.001). Ook blijkt dat respondenten die voor de coronacrisis al thuiswerkervaring hebben opgedaan een hogere beoordeling geven aan het communicatieklimaat dan respondenten die geen ervaring hebben (p = <.001). Tot slot valt op dat respondenten met de functie leidinggevende het communicatieklimaat hoger waarderen dan respondenten met de functie werknemers (p = <.001).

Communicatiemiddelen

Van de vier communicatiemiddelen (email, telefoon, chat en videobellen) wordt email het meest, en videobellen het minst gebruikt door de respondenten (p = <.001). Een opvallend resultaat is dat respondenten met de functie leidinggevende, behalve op het communicatiemiddel chat, op alle communicatiemiddelen het hoogst scoren.

In termen van leeftijd is een belangrijke constatering dat de leeftijdscategorie 25 of jonger significant minder belt (p = <.001), maar tegelijkertijd ook significant meer gebruikmaakt van het communicatiemiddel chat (p = <.001), dan alle andere leeftijdscategorieën.

Tot slot blijkt dat de woon-werk-afstand significant correleert met het gebruik van het communicatiemiddel videobellen (p = .001); hoe langer de woon-werk-afstand is, des te meer men videobelt.

Verbondenheid met de organisatie

Hoewel respondenten zeer te spreken zijn over hun gevoel van verbondenheid met de organisatie als met collega’s, blijkt ook hier dat naarmate het aantal werknemers stijgt de waardering voor de mate van verbondenheid met de organisatie vermindert (p = <.001). Eerdere ervaring blijkt ook hier een rol te spelen. Respondenten die voor de coronacrisis al ervaring hebben opgedaan met thuiswerken scoren hoger in de mate van verbondenheid met de organisatie dan respondenten die geen ervaring hebben met thuiswerken (p = <.001). Tot slot blijkt ook de mate van verbondenheid bij leidinggevenden hoger te liggen dan werknemers (p = <.001).

Om te onderzoek wat nu voorspellende factoren zijn voor de mate van verbondenheid met de organisatie hebben wij een viertal regressieanalyses uitgevoerd. De vier belangrijkste voorspellers van een hogere mate van verbondenheid zijn (p = <.001):

• De mate waarin medewerkers op de hoogte zijn van wat er binnen de organisatie afspeelt;
• De mate waarop de communicatie binnen de organisatie motiverend en verbindend is;
• De mate waarop de communicatie tussen medewerkers vloeiend en soepel verloopt;
• De mogelijkheid om informeel te kunnen communiceren.

  Wat zijn nu de take-aways?

  Wat dit onderzoek heeft laten zien is dat eerdere ervaring met thuiswerken een belangrijke factor is in bijna alle facetten van communicatie-aspecten. Respondenten die eerder ervaring hebben met thuiswerken bleken de overstap naar meer of volledig thuiswerken makkelijker te hebben ervaren, zonder dat dit ten koste ging van hun communicatietevredenheid. Nu werknemers gewend zijn geraakt aan het thuiswerken is de vervolgvraag hoe men de verbondenheid met de organisatie kan (blijven) bevorderen. Hieronder volgen een aantal praktische tips die je op weg kan helpen in je communicatie richting collega’s en medewerkers:

• Communiceer regelmatig met je collega’s/teamleden om te laten zien dat ze niet worden vergeten;
• Check of wat werd gecommuniceerd ook wordt begrepen;
• Geef duidelijke aanwijzingen en voldoende informatie zodat werknemers hun werkzaamheden begrijpen en kunnen uitvoeren;
• Communiceer op een manier die medeleven, empathie, respect, maar ook bezorgdheid en dankbaarheid uitstraalt;
• Kies zorgvuldig het communicatiekanaal dat het beste bij de boodschap en de ontvanger past;
• Communiceer in voorspelbare patronen om gevoelens van onzekerheid te voorkomen;
• Houd de ingezette communicatiemiddelen goed in de gaten zodat ze hun doel niet voorbijgaan;
• Faciliteer informele ontmoetingen door gebruik te maken van (nieuwe) technologische ontwikkelingen. Denk aan een aparte chatkanalen en -groepen, maar ook aan informele videogesprekken en online vrijdagmiddagactiviteiten.

•